日頃の業務において、「なぜそういう処理をするのか」がわからないまま作業していることもあり、一つのことを処理するのに、何重にも手がかかっていた。また、処理方法を変えようとすると、「担当課が楽するだけ」と言われて否決されたりしていた。

財務システムの陳腐化に伴い、伝票処理に多大な時間と労力がかかっている状態が続き、学校の発展に寄与しているのかという疑問が浮上し、新しいシステムの導入に至った。その新システムの導入に際して、外部から見たらどんな風に作業を変えることができるのだろうか、という思いが加わり、業務最適化プログラム導入のきっかけになった。結果は、すばらしい導入結果をもたらした。